Adopter les bons outils digitaux pour être en conformité avec les obligations d’un organisme de formation est une priorité.

Sans tarder, je te délivre les éléments indispensables. 

Lorsqu’on devient centre de formation, il y a tout un process à respecter en termes de gestion administrative et autres formalités professionnelles qui exigent une certaine rigueur dans son organisation que ce soit pour répondre à la demande, pour assurer un suivi apprenant adapté, ou encore s’inscrire dans une démarche qualité en constante amélioration. 

Acquérir une bonne organisation c’est aussi utiliser des outils digitaux, et par la même occasion avoir des réflexes avisés pour se faciliter la vie dans son rôle de formatrice indépendante. 

Dans cet article, je te partage les différents outils qui me permettent d’avoir une organisation simplifiée et automatisée, rien de mieux pour se libérer du temps et consacrer davantage de temps à son coeur de métier.

En tant que formatrice professionnelle, j’ai retenu 3 éléments indispensables pour gérer ton organisme de formation.

Je vais te partager ma panoplie d’outils pour la partie :

• Formation ; 
• Administration ; 
• Communication.

Pôle formation : Quelles plateformes et logiciels adaptés ?

Quand il s’agit de faire un choix de plateforme et/ou de logiciels pour gérer son business en ligne, il faut prendre en compte plusieurs éléments que ce soit sur le plan technique, sur les options proposées, sur le prix etc.

Lorsque l’on atterrit dans le monde de la formation professionnelle, on peut facilement se perdre parmi tous les outils disponibles.

Quels outils pour ton organisme de formation ? 

Pour prétendre à une bonne gestion technique du pôle formation, un formateur doit être équipé de trois outils indispensables et complémentaires :

✅ une plateforme de formation pour accueillir les apprenants dans un espace personnel afin d’accéder

aux différents supports pédagogiques (vidéos, pdf …), en particulier, si tu dispenses des formations en e-learning ;

✅ un logiciel d’enregistrement et de montage vidéo (pour ma part, je recommande le logiciel Filmora) ;

✅ un logiciel de visioconférence si tu dispenses tes séances de formation en direct (Zoom, Skype, ou encore GoogleMeet).

En ce qui concerne l’espace membre, j’utilise la plateforme en ligne Systeme IO, qui est un outil tout en un.

Les avantages de Systeme IO sont clairement son tarif attractif et sa facilité d’utilisation.

Cependant, si tu dispenses des formations en e-learning, sache que Systeme IO n’est pas encore optimisé pour les organismes de formation.

En effet, il manque la partie quizz, et autres modalités d’évaluation sur la plateforme.

Mais bonne nouvelle, l’équipe d’Aurélien Amacker est en train de déployer de nouvelles fonctionnalités adaptées aux besoins des formateurs indépendants.

Ainsi, si tu recherches un outil qui te permettra de créer ton espace formation tout en répondant à tes obligations légales, je te recommande d’utiliser Learny Box qui est l’outil le plus adapté pour les organismes de formation, même si son prix peut paraître onéreux, c’est un également un outil tout-en-un qui te permettra également de vendre tes produits via des tunnels de vente (nous en parlerons plus bas).

Passons maintenant à la partie gestion administrative de ton organisme de formation.

Pôle Administratif : être bien organisée avec les bons outils

Pour éviter de crouler sous la paperasse, je te conseille de t’organiser de manière à avoir une vision claire sur le suivi de tes stagiaires, et par la même occasion, tu auras davantage de recul pour ajuster et améliorer ton process au fil du temps.

Comme je te le disais plus haut, il y a des process administratifs à respecter et, pour éviter tout oubli ou erreur il est préférable d’adopter certains outils qui t’aideront au quotidien et te feront gagner du temps.

Pour cela, je te partage deux outils qui répondent efficacement à ce besoin : Digiforma et Notion.

1. Digiforma : logiciel tout en un pour les formateurs indépendants

Digiforma est en quelque sorte un co-pilote pour la gestion administrative de ton centre de formation.

Avec Digiforma, la gestion de ton organisme de formation sera simplifiée puisqu’il te permet de centraliser toute ta gestion administrative en un seul endroit (et même plus …)

Quelles sont les ressources proposées par Digiforma ? 

👉 c’est un générateur de documents (convention de formation, émargement, questionnaires d’évaluation …) ;

👉 il te permet d’assurer le suivi commercial (devis, facturation, export comptable … ) ;

👉 il est à la pointe de la démarche qualité (système d’évaluation en ligne, calcul des taux de satisfaction, suivi des incidents qualité …) ;

👉 il permet de transmettre facilement aux stagiaires les différents éléments dont ils ont besoin (supports pédagogiques, programme de formation, planning etc) via l’extranet personnel ;

👉 il permet la mise en place d’une plateforme e-learning avec possibilité d’inclure des séquences de quizz et ainsi, de faciliter l’évaluation des stagiaires.

Bien évidemment la liste est non exhaustive, mais tu l’auras compris Digiforma te fera gagner énormément de temps dans la gestion administrative et qualité de ton organisme de formation.

Si à l’avenir tu souhaites utiliser cette plateforme, tu peux profiter d’un mois offert en utilisant mon code de parrainage :  PARRAIN-1623473890 .

2. Notion : une application organisationnelle “clé en main”

Notion est le petit dernier qui fait de plus en plus d’adeptes dans la sphère des entrepreneurs. En effet, cet outil qui fonctionne grâce à des templates, personnalisables à volonté, te permet de centraliser à la fois la gestion de ton organisme de formation mais également, plus globalement, celle de ton entreprise, et ce, en un seul et même endroit.

Auparavant, pour assurer le suivi de mes stagiaires et l’organisation de mon entreprise (stratégie, communication, planification de contenu …), je jonglais entre plusieurs outils alors qu’aujourd’hui, j’ai tout regroupé sur Notion ce qui me permet de gagner en productivité et en visibilité.

En quoi Notion peut-il t’aider dans la gestion de ton organisme de formation ? 

Notion va te permettre d’intégrer très facilement ton process qualité en te permettant notamment :

👉 d’assurer le suivi stagiaire de A à Z, c’est à dire de ta première prise de contact au règlement de la formation.

👉 de consigner les incidents qualités et en suivre la résolution

👉 de planifier les formations que tu suis dans le cadre du développement de tes compétences

👉 d’assurer de la veille telle que demandée dans le référentiel Qualiopi

Cette application mutlifonctions, disponible en version gratuite, présente un réel potentiel pour toute personne qui saura l’exploiter.

Pour en savoir plus et découvrir comment utiliser Notion pour ton organisme de formation, je te recommande cet article sur le blog J’aime la paperasse.

Pour finir, nous allons parler des outils à mettre en place pour gagner en visibilité sur le web.

Pôle Communication : Gagner en visibilité sur le web

Pour promouvoir tes formations et faire connaître son organisme de formation, tu dois miser sur le développement de ta visibilité sur le web.

Pour cela, je te recommande la mise en place des 3 éléments suivants :

1. Créer ton site internet

C’est un outil indispensable pour tout organisme de formation qui souhaite se faire une place sur la toile.

Posséder un site internet, c’est une vitrine ouverte au monde pour présenter ton offre, ton entreprise, ton parcours etc.

Mais c’est aussi une opportunité de pouvoir rédiger du contenu optimisé sur ton blog, et ainsi favoriser le référencement naturel en utilisant des mots clés pour attirer du trafic  qualifié sur ton site web.

2. Avoir un Autorépondeur

L’intérêt d’avoir un autorépondeur, c’est de se constituer une base email de prospects afin de garder un lien de proximité, et par la même occasion de proposer ses offres. Cela peut se mettre en place en connectant ton autorepondeur à ton site web ou en utilisant des plateformes tout en un telles que Learny Box ou System io.

3. Mettre en place un tunnel de vente

Un tunnel de vente te servira pour automatiser l’acquisition de nouveaux prospects.

En clair, il s’agit de conduire étape par étape un potentiel client vers l’acte d’achat.

Pour mieux appréhender cette partie, découvre sans tarder “comment acquérir de nouveaux prospects pour vendre tes services”.

Je t’ai délivré tous les outils digitaux à utiliser pour optimiser la gestion de ton organisme de formation.

Une fois que ton système d’organisation et de gestion sera mis en place, tu seras plus à l’aise dans ton rôle de formatrice indépendante, et tu pourras récolter les fruits de ton travail sur le long terme.