Organisme de Formation : Que Faut-il Savoir ?

Tu es formateur indépendant ou tu souhaites le devenir ?

Tu te demandes comment faire pour créer ton organisme de formation ?

Dans mon article je te donne toutes les pistes…

Être reconnu centre de formation est une étape importante pour un formateur indépendant.

Ensemble nous allons voir qu’est-ce qu’un organisme de formation ?

Quelles sont les démarches à suivre ?

Et quels sont les avantages et les implications du monde de la formation professionnelle ?

Je vais lever le mystère sur cette étape qui fait parfois peur à un bon nombre d’entrepreneurs et formateurs indépendants car oui,

faire évoluer son activité passe forcément par des phases plus fastidieuses que d’autres.

Mais tout devient possible quand il s’agit d’upgrader son entreprise, n’est-ce pas ?

Pour atteindre cet objectif d’évolution, il faut appréhender plusieurs points importants en respectant étape par étape,

la procédure de création de son centre de formation. 

Par ailleurs, en étant reconnu “organisme de formation”, une opportunité s’offre au formateur professionnel ;

celle de rendre ses formations éligibles aux différentes prises en charges, telle que le CPF (Compte Personnel de Formation).

Pour cela, il faut répondre à une norme qualité.

Pas de panique, c’est un point que je vais aborder dans l’article, et je vais tout t’expliquer en détail.

Avant d’attaquer le vif du sujet, je souhaite préalablement te faire un point rapide sur l’appellation “organisme de formation”

qu’on trouve également sous le nom de “centre de formation professionnelle”.

Qu’est-ce qu’un centre de formation ?

Chaque centre de formation est représenté par une personne physique.

On nomme par prestataire de formation ou dispensateur de formation, la personne, ou le centre qui propose et réalise des missions de formations. 

Un centre de formation est prêt à accueillir un public visé pour suivre une ou des prestations de formations professionnelles en présentiel et/ou à distance.

Chaque organisme de formation dispose d’un numéro de déclaration d’activité  (NDA) attribué par la DIRECCTE.

Tu te demandes comment obtenir ce numéro d’activité ?

Et quelles sont les démarches à entreprendre ?

Je te donne toutes les étapes dans le point suivant.

Quelles sont les démarches à réaliser pour créer son organisme de formation ?

Première étape, tu dois remplir le dossier de déclaration d’activité auprès de la DREETS* de ta région

(*Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités).

1. Remplir le dossier de la DREETS

Le dossier de la DREETS est assez simple à remplir, cependant il faut avoir deux documents indispensables,

qui sont la convention de formation professionnelle (ou contrat), ainsi que le programme de formation.

Si ce n’est pas le cas, il faudra les rédiger en amont, car sans ces deux documents, le dossier sera incomplet. 

Voici la liste des éléments qui te seront demandés :

1. Fichier CERFA rempli ;
2. Contrat / convention signée par le client ;
3. Programme de formation ;
4. Pièce d’identité ;
5. Curriculum Vitae ;
6. Casier judiciaire extrait n°3 ;
7. Justificatif SIREN ;
8. Liste des intervenants + leur qualité.

Une fois tous ces éléments regroupés, le dossier est à envoyer à la DREETS.

Le délai de réponse est compris entre 3 à 8 semaines, il est variable selon les régions.

En attendant, si tu veux rendre tes formations finançables en t’inscrivant dans une démarche qualité,

tu peux optimiser ton temps pour préparer cette étape en regroupant toutes les informations

et documents nécessaires qui te permettront de valider cette étape.

C’est ce que nous allons voir dans la seconde partie. 

2. Répondre à une démarche qualité

Une fois que tu auras reçu ton numéro d’activité (NDA), tu pourras commencer à t’intégrer dans une démarche qualité.

Cette démarche qualité est actuellement représentée par le référencement au  catalogue du DATADOCK,

et sera remplacée par la certification QUALIOPI au 1er janvier 2022.

Le Datadock c’est quoi ?  

C’est un catalogue qualité qui référence tous les organismes de formation.

Ces derniers doivent répondre aux 6 critères qualité stipulés dans le décret 2015-790 du 30 juin 2015 pour justifier de la qualité de leur formation. 

Mais avant tout, cette ultime étape, qui est gratuite au passage, t’ouvre les portes des différents financeurs :

opérateurs de compétences (OPCO), CPF, pôle emploi. 

En clair, en étant référencé dans le catalogue, tes formations seront prises en charge,

et cela permettra à tes futures stagiaires d’utiliser leur budget formation.

C’est un sacré avantage, car ainsi, le cout de leur formation est, tout ou partie, prise en charge. 

Pour prétendre au référencement au Datadock, il faut créer son compte sur le site www.data-dock.fr

et répondre aux questions relatives aux 21 indicateurs en fournissant les éléments de preuves nécessaires.

Ces indicateurs sont regroupés sous les 6 critères de qualité suivants :

1. Identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
2. Adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
3. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation 
4. Qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;
5. Conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
6. Prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires. 

Disons-le clairement, remplir ce dossier et répondre aux 21 indicateurs, demande du travail et un investissement en temps,

sans compter que cela est assez fastidieux.

Ainsi, pour y parvenir, 3 options s’offrent à toi :

1. le faire par toi-même (et cela risque de prendre des jours, voire des semaines)
2. le déléguer à une professionnelle (prévoir un budget prestataire ;
3. te former pour être guidée dans tes démarches

C’est un vrai gain de temps, tout y est expliqué de manière claire et précise pour monter son dossier Datadock.

Et le point fort qui est non négligeable, c’est que tous les documents sont fournis, il suffit d’adapter les documents selon les éléments de ta formation. 

“à noter que la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018, qui entrera en application au 1er janvier 2021,

a modifié les conditions qui permettent de prétendre aux prises en charge des formations par les fonds publics.

Au 1er janvier 2022, le Datadock a disparu pour laisser place à la certification QUALIOPI.” 

Cela signifie que seuls les organismes de formation qui ont cette certification peuvent continuer à prétendre aux différents financements.

3. La démarche qualité, qu’est-ce que c’est ?

Au-delà de la prise en charge dont peuvent bénéficier les stagiaires, la démarche qualité, c’est avant tout,

s’engager dans une amélioration continue de ses formations.

En effet, lorsque l’on est formateur entrepreneur, on ne pense pas forcément à mettre en place des process,

des documents réglementaires surtout lorsque l’on est solopreneur,  et qu’on gère tout soi-même. 

Ainsi, s’inscrire dans une démarche de qualité, c’est inscrire noir sur blanc tout ce qui régit notre organisme de formation,

c’est-à-dire mettre en avant :

• notre parcours professionnel : on s’engage à se former régulièrement (au moins une fois par an) pour être à jour ou développer ses compétences et ainsi , proposer des formations de qualité ;

• notre process qualité : ce sont toutes les mesures mises en place pour mettre en avant le qualitatif (ex : évaluation satisfaction client, prise en compte des remarques et mise en place d’actions concrètes pour améliorer l’existant)

• l’accessibilité de nos formations : il s’agit de mettre en avant une démarche visant à rendre nos formations accessibles aux personnes en situation de handicap et d’en assurer l’adaptabilité si nécessaire.

Tout cela nécessite l’instauration d’un process qualité précis, ainsi qu’un important suivi de l’accompagnement des clients.

Certes le respect des critères de qualité implique une charge de travail supplémentaire, pourtant,

cela rentre dans une logique d’amélioration de ses prestations sur du long terme.

Et plus globalement, cela s’intègre dans une optique de développement durable de son organisme de formation.

C’est une réelle évolution pour tout formateur indépendant, qui se veut professionnel,

et soucieux d’offrir une formation qualitative à ses stagiaires.

Ainsi, passer toutes ces étapes en termes de qualification, et de certification (QUALIOPI) représente de vrais avantages pour l’organisme de formation.

Quels sont les avantages pour l’organisme de formation ?

Un des premiers avantages pour l’organisme de formation est la reconnaissance de son travail en tant que formateur professionnel.  

Deuxièmement, il y a une garantie en termes de sécurité et de qualité dans le suivi des formations,

ce qui permet de gagner la confiance des potentiels clients.

Troisièmement, cela permet d’instaurer sa différence avec les concurrents, qui ne sont pas des organismes de formation,

et cela se définit par :

• l’adaptation des actions de formation en fonction du profil et des besoins de ses clients ;

• de dispenser des formations de qualité ;

• d’améliorer ses propres compétences ;

• d’améliorer constamment ses prestations en évaluant et en prenant en compte la satisfaction des clients ;

• mettre en place les actions nécessaires pour améliorer le contenu et la façon de dispenser ses formations ;

• assurer un encadrement personnalisé.

Et dernier point, et qui n’est pas des moindres, être un organisme de formation certifié

offrant la possibilité de prise en charge de ses formations, pousse (plus facilement) le client à investir,

et bien sur, pour le chiffre d’affaire c’est une garantie d’évolution sûre et pérenne.

Parlons maintenant des 3 types de clientèles accessibles pour un formateur indépendant :  

• les salariés qui peuvent utiliser leur droit personnel à la formation qui se manifeste par l’acquisition d’un budget donné chaque année (CPF) ;
• les micro-entrepreneurs qui ont également une enveloppe formation à utiliser chaque année ;
• et enfin les demandeurs d’emploi peuvent faire une demande de prise en charge de formation auprès de pôle emploi.

C’est clairement un champ d’opportunités qui s’ouvrent à tout formateur indépendant reconnu

comme centre de formation référencé au Datadock (jusqu’à fin 2021) et/ou certifié Qualiopi (obligatoire à compter du 1er janvier 2022).

⚠️ le budget formation annuel des micro-entrepreneurs est non cumulable d’une année à l’autre et sera perdu contrairement au CPF,

qui lui est reportable chaque année. Il est donc dans l’intérêt de l’entrepreneur d’utiliser son enveloppe formation d’un montant moyen de 1000€ par an.

Aujourd’hui, un entrepreneur qui propose des formations peut vendre facilement des accompagnements à 4 chiffres,

et cela s’explique et se justifie par toutes les démarches mises en place pour offrir une formation à la hauteur des attentes du stagiaire. 

Pour rappel, en étant organisme de formation qui répond au process de qualité,

les clients bénéficient d’une garantie de service et de confiance, ce qui permet :

• de remplir son planning sur plusieurs mois, 
• d’avoir une visibilité sur le chiffre d’affaires sur du long terme, 
• de rassurer ses clients qui passent par un organisme de formation reconnu par l’Etat.

Il faut tout de même compter plusieurs semaines pour développer son organisme de formation,

mais tout ce qui prend du temps donne généralement des résultats sur le long terme. 

Alors si toi aussi, tu veux profiter des avantages du secteur de la formation professionnelle pour développer ton entreprise,

tu as maintenant en ta possession toutes les informations indispensables et nécessaires pour aller de l’avant…