audit surveillance qualiopi

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La certification Qualiopi est désormais le sésame pour les organismes de formation qui souhaitent être éligibles aux financements des fonds publics ou des fonds mutualisés et ce, depuis le 1er janvier 2022.

Initiée par le Datadock, la démarche qualité est renforcée à travers le référentiel Qualiopi et, bien que la majorité des formateurs soient en mesure de répondre à un certain nombres d’indicateurs, obtenir la certification Qualiopi et surtout, la conserver, nécessite la mise en place de process clairs et opérationnels ainsi, qu’une certaine rigueur.

Dans cet article, je te donne les clés pour te préparer au mieux à ton audit de surveillance …

L’audit de surveillance, qu’est-ce que c’est ?

Contrairement à l’inscription au catalogue Datadock qui se faisait sur la base du dépôt d’un dossier, obtenir la certification Qualiopi n’est que la première étape d’un long périple.

La certification Qualiopi est accordée pour 3 ans avec un audit de surveillance à mi-parcours, qui a lieu entre 14 et 22 mois après l’audit initial.

Lors de cet audit de surveillance, l’organisme de formation est audité sur l’ensemble du référentiel qualité, avec les mêmes critères de non-conformité.

Cela signifie que la certification peut-être suspendue en cas de non-conformité.

NB : si lors de l’audit initial, tu as bénéficié d’un audit aménagé, sache que lors de l’audit de surveillance, tu seras audité sur l’ensemble des indicateurs te concernant.

L’audit de surveillance a pour objectif de vérifier que la démarche qualité démontrée lors de l’audit initial est toujours en place.

Lors de mes accompagnements, je recommande fortement à mes apprenants d’optimiser la mise en place de leur process dans la mesure où, il ne s’agit pas de présenter un beau dossier le jour de l’audit, puis de le mettre de côté. 

Au contraire, les process, les documents créés doivent être pensés et optimisés pour une utilisation dans la gestion courante de l’organisme de formation et aussi, être régulièrement actualisés.

Comment se préparer à l’audit de surveillance ?

Je te recommande 3 grandes étapes pour te préparer à l’audit de surveillance :

1. Vérifier la conformité au référentiel qualité

La première étape est de vérifier que tu respectes bien l’ensemble des indicateurs du référentiel. Pour cela, épluche le référentiel et vérifie que tu es en capacité de répondre à chaque indicateur.

S’il te manque des preuves ou des données, prends-en note.

Il y a deux aspects à prendre en compte :

  • le process, autrement dit ce que tu peux facilement contrôler et corriger.

Il est fort probable que ton organisation ait évolué depuis ton audit initial, par conséquent, il est pratiquement certain que tu aies certaines choses à remettre en ordre. 

  • les dossiers des stagiaires avec lesquels tu peux rencontrer plus de difficultés, puisqu’il n’est pas toujours facile de cocher toutes les cases d’un dossier. 

Par exemple, il est possible que tu n’aies pas toutes les réponses à tes questionnaires à froid, dans ce cas, tu peux envoyer des emails de relance aux stagiaires concernés, cela sera un élément favorable pour toi lors de ton audit.

article publié le 26 septembre 2022

2. La mise en conformité

La seconde étape va consister à te mettre en conformité sur les indicateurs où tu ne l’es pas (ou plus) et à actualiser tes données. 

Par exemple, l’indicateur 1, il demande que les informations fournies soient actualisées, tu peux donc ajouter la date sur le catalogue de formation de ton site internet ou la mettre à jour. 

3. L’optimisation

La dernière étape consiste à te demander comment optimiser la gestion de la qualité au sein de ton organisme de formation. Voici quelques pistes de réflexion à optimiser :

  • comment simplifier les process pour gagner en efficacité ?
  • les outils utilisés sont-ils pertinents ? adaptés ?
  • quelles sont les tâches superflues ? 

Pense bien à intégrer tes réflexions ainsi que toutes les corrections que tu apporteras dans ton tableau d’amélioration continue (indicateurs 31 et 32). 

Et rappelle-toi que l’audit de certification Qualiopi n’est pas là pour te sanctionner mais bien pour t’aider dans ta démarche d’amélioration continue.

Ainsi, ce n’est pas grave si tout n’est pas parfait, s’il y a eu des ratés, ce qui est important c’est de le constater, le consigner dans ton tableau et d’apporter des mesures correctives.

Par exemple, lors de la préparation de mon audit de surveillance, je me suis rendue compte que j’avais oublié d’envoyer le questionnaire à froid sur ma dernière session de formation, je l’ai donc noté dans mon tableau et j’ai envoyé les questionnaires à mes stagiaires.

Le retour d’expérience de mon audit de surveillance

En tant que formatrice à la certification Qualiopi, j’avais toutes les clés pour faire en sorte que mon audit de surveillance se passe bien et ce fût le cas.

Par contre, ce qui m’a surprise et dont je n’avais pas pris conscience avant ce moment, c’est la complexité de mon système depuis que j’ai quitté Digiforma.

Actuellement, j’utilise :

  • Moodlab pour héberger ma formation et gérer une partie de la partie administrative (questionnaires des attentes, questionnaires de satisfaction à chaud)
  • GoogleForms pour mes questionnaires de pré-qualification et questionnaires à froid
  • Notion pour assurer le suivi administratif (mais j’ai dû montrer d’anciens documents du temps où je faisais mes suivis sur un tableur)
  • Mon ordinateur pour archiver les dossiers complets de mes stagiaires

Résultat, tout cela m’a perturbée car j’aime le minimalisme, or là, il a fallu que je jongle à plusieurs reprises avec les différents outils. 

Pour tout te dire, je suis ressortie de l’audit un peu déçue, perdue car j’avais le sentiment de devoir gérer à moi seule (non, je ne veux pas déléguer !), une grosse machine pour pas grand chose, car je souhaite rester un organisme de formation indépendant.

Clairement, face à cette lourdeur administrative, je me suis demandée si cela valait vraiment le coup d’ être certifié Qualiopi …

Je te rassure, après avoir repris mes esprits, je me suis mise en qûete d’une optimisation de mon système.

En conclusion, je pense que tu as maintenant les principales clés pour préparer et passer ton audit de surveillance de façon sereine.

Si tu préfères être accompagnée dans la préparation de ton audit de surveillance, réserve ton appel offert avec moi pour en discuter.

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