7 pièges à éviter lors de ton audit Qualiopi

Tu as un organisme de formation et tu t’apprêtes à passer ton audit initial ou de surveillance de certification Qualiopi ?

Tu as déjà feuillleté le référentiel qualité et tu as du mal à saisir les subtilités des différents indicateurs ?

Dans cet article, je te dévoile les 7 pièges à éviter pour obtenir (ou confirmer) ta certification Qualiopi.

Indicateur 1 :

“Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.”

Pour répondre à l’indicateur 1, pense bien à dater tes supports, notamment le programme sur lequel, on ne pense pas forcément à indiquer une date, ainsi que la page de vente de ta ou tes formation(s) sur ton site internet.

Bien entendu, tu actualiseras cette date à chaque modification apportée sur les différents supports.

Indicateur 2 :

“Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.”

Comme tu peux le voir, “indicateurs” est au pluriel, tu dois donc présenter au moins deux indicateurs de résultats.

Indicateur 4 :

“Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).”

Ici, nous sommes à l’étape de positionnement de tes stagiaires, il est important de prendre en compte la question du handicap.

Pour cela, tu peux introduire une question sur le handicap dans ton questionnaire de pré-qualification ou encore poser la question à l’oral si tu effectues ton positionnement par téléphone.

Indicateur 8 :

“Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

NB : S’il n’y a pas de prérequis, cette information est communiquée.”

Avant de répondre à l’indicateur 8, il est important de revenir sur la définition des pré-requis.

Au sens de la DREETS, un pré-requis doit concerner une compétence professionnelle et doit être évaluable.

Autrement dit, des pré-requis tels que “avoir un ordinateur et une connexion internet” n’entrent pas dans le champs des pré-requis au sens de la DREETS et trouveront davantage leur place dans les modalités matérielles et pédagogiques.

Ainsi, s’il se trouve que ta formation n’a finalement pas de pré-requis, tu indiqueras « aucun » et tu ne seras pas concernée par l’indicateur 8.

Indicateurs 23 à 25 :

Quel que soit le type de veille concerné, chacun des indicateurs 23 à 25 est formulé de la façon suivante :

“Le prestataire réalise une veille {domaine} et en exploite les enseignements.”.

La veille s’effectue donc en 2 étapes :

• la récolte d’informations pertinentes
• l’exploitation de ces informations.

Pour optimiser ta veille, je te recommande l’utilisation d’un tableau dans lequel tu indiqueras l’information récoltée et la façon dont tu l’as exploitée.

Aussi, inutile de t’inscrire à toutes les newsletters possibles et inimaginables, ce serait juste contre-productif.

Sélectionne les sources les plus pertinentes pour toi et sélectionne bien les informations qui te servent réellement.

Ci-dessous un exemple de tableau reprenant les principales informations concernant les différentes veilles :

Indicateur 26 :

“Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.”

Pour répondre à l’indicateur 26, tu peux fournir une liste de partenaires à contacter au cas où tu ne serais pas en capacité d’accueillir une personne en situation de handicap.

Cette liste doit bien entendue être cohérente, c’est à dire que si tu habites à Lille, tu vas indiquer les interlocuteurs de ta région et non pas ceux de Toulouse par exemple (sauf s’il se trouve qu’il s’agit d’un interlocuteur unique à l’échelle nationale).

Indicateur 30 :

“Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes: bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.”

Pour répondre à l’indicateur 30, tu dois envoyer , à fréquence pertinente, des questionnaires de satisfaction aux différentes parties prenantes en relation avec ton organisme de formation.

Voici un exemple des fréquences d’envoi :

• stagiaires : questionnaire à chaud à J0 ou J+1 + questionnaire à froid (date à déterminer en fonction de ta formation)
• l’équipe pédagogique (ou juste toi si tu es la seule formatrice) : après chaque session de formation
• les entreprises pour lesquelles tu es intervenue si tu tu formes au sein de ces structures : en fonction du délai que tu estimes juste pour que les commanditaires puissent apprécier les effets de la formation sur leurs personnel.
• les financeurs : 1 fois par an, sachant qu’il est peu probable qu’ils te répondent mais garde bien une trace de ton envoi pour prouver le respect du référentiel.

Tu connais maintenant les pièges à éviter lors de la préparation de ton audit à la certification Qualiopi.