Si tu as un organisme de formation ou que tu as le projet d’en créer un, tu le sais peut-être déjà mais la certification Qualiopi va remplacer le catalogue Datadock.
Ce qui signifie que si tu veux bénéficier de fonds de financement publics ou mutualisés, tu vas devoir entamer des démarches bien spécifiques pour obtenir cette certification Qualiopi qui entrera en vigueur en janvier 2022.
Mais pas de panique ! Dans cet article, je t’explique les détails de cette nouvelle certification, comment et pourquoi tu dois absolument l’obtenir si tu as déjà un centre de formation ou que tu souhaites le créer.
Qu’est ce que la certification Qualiopi ?
Elle a pour objectif d’offrir aux différentes personnes qui souhaitent se former une meilleure lisibilité des différentes offres de formation.
En effet, la certification Qualiopi vient attester de la qualité et de la compétence d’un organisme et des formations qu’il dispense. Elle est valable 3 ans.
C’est donc une véritable démarche qualité qui va garantir à tes apprenants :
- Que ta formation permet d’obtenir de bons résultats ;
- Que ton organisme de formation sait s’adapter aux besoins spécifiques de tes apprenants ;
- Que tu sais les accueillir et les accompagner de façon efficace et adaptée ;
- Que tu as mis en place des moyens techniques et pédagogiques optimaux ;
- Que tu es une formatrice qualifiée ;
- Que tu sais écouter et prendre en compte les diverses réclamations de tes apprenants.
Quand tu obtiens la certification Qualiopi, tu es considérée comme un centre de formation de qualité et compétent.
Tu peux donc bénéficier des soutiens financiers de Pôle Emploi, de l’Etat, des régions, et OPCO.
En résumé, les apprenants peuvent se former chez toi en ne dépensant rien, ou à frais réduits puisque qu’ils peuvent bénéficier des aides publiques !
Pourquoi dois-tu obtenir cette certification ?
Tu l’auras compris, si tu veux continuer à être un centre de formation proposant des prises en charge ou si tu as envie d’en créer un, tu as tout intérêt de faire les démarches pour obtenir cette certification Qualiopi sans attendre.
Sinon, tu risques de perdre beaucoup de potentiels clients car ils ne pourront plus mobiliser les différents financements via les OPCO, le CPF, etc.
Tu peux imaginer que beaucoup d’organismes de formation vont faire la démarche de basculer de l’un à l’autre, il est donc préférable de t’y mettre dès aujourd’hui car en janvier 2022, cette certification sera nécessaire pour continuer à exercer comme tu le fais !
Surtout que Qualiopi est différente de Datadock que tu avais peut-être déjà !
Datadock était basé sur des informations que tu donnais sur une plateforme en ligne et les documents étaient juste vérifiés.
Pour Qualiopi, c’est différent. C’est un organisme certificateur qui intervient et qui va réaliser un audit spécifique où vont être vérifiés tout un tas d’indicateurs… Et il faut t’y préparer sérieusement !
Quelles sont les démarches pour l’obtenir ?
C’est simple. Il faut que tu prennes contact avec un Organisme Certificateur retenu par le Comité français d’Accréditation (COFRAC).
Tu vas alors faire :
- Une étude approfondie du Référentiel Qualité ou RNQ pour voir si tu satisfais aux 7 critères qualité à respecter. Ces critères sont divisés en 32 indicateurs pour lesquels tu vas devoir vérifier et préciser si tu respectes bien le processus et la méthode. Je te conseille de créer un document détaillé où tu vas noter ta démarche pour chaque indicateur. Tu peux déjà également regrouper toutes les pièces justificatives exigées. Tu n’auras plus qu’à les présenter le jour de ton audit ;
- Une demande de certification ;
- Signer un contrat avec l’organisme certificateur ;
- Te soumettre à l’audit initial. Les audits se déroulent dans les locaux de l’organisme de formation ou bien dans ceux du centre de certification. Tu as aussi la possibilité de faire un pré-audit afin d’effectuer les modifications essentielles avant le jour J et de gagner un temps précieux ;
- L’organisme certificateur va analyser ton dossier et te faire un retour. Si tout est ok, c’est super ! Sinon, il va te mentionner les non-conformités que tu vas devoir rectifier rapidement.
- En cas de non conformité mineure (moins de 5), tu pourras obtenir la certification Qualiopi sous réserve de fournir, sous 6 mois, un plan d’action bien précis où tu vas expliquer très concrètement comment tu vas corriger les éléments non conformes et sur lequel tu seras audité lors de ton audit de surveillance.
- En cas de non-conformité majeure, celles-ci devront absolument être levées dans les 3 mois afin d’obtenir la certification.
Ensuite, tu pourras enfin afficher le logo Qualiopi sur tes différents supports de communication comme ton site par exemple et surtout, tes formations pourront être éligibles aux prises en charge des différents financeurs.
Pour que tu aies toutes les informations, la durée de l’audit peut aller d’une demi-journée à plusieurs jours. Tout dépend de ton chiffre d’affaires formation, le nombre de tes sites de formation, le nombre de catégories d’actions… L’organisme de certification Qualiopi te l’indiquera dès ton inscription.
Et après ?
Tu as obtenu ta certification Qualiopi et c’est très bien !
Mais l’histoire ne s’arrête pas là…
Ta certification va devoir être renouvelée tous les 3 ans par un audit de renouvellement.
Tu vas devoir également te soumettre à un audit de surveillance qui va se dérouler entre 14 et 22 mois après ton premier audit.
L’organisme certificateur va alors vérifier si tu as bien mis en place toutes les actions prévues dans ton plan d’action pour effacer les non-conformités.
Attention, si ce n’est pas le cas, ta certification peut être retirée.
Si tu as un organisme de formation ou que tu as le projet d’en créer un à court ou moyen terme, c’est donc le moment de te rapprocher sérieusement d’un centre pour obtenir la certification Qualiopi !
Tu as encore des questions sur la certification Qualiopi ? Viens les poser en commentaires. 👇
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